Le logiciel MS Excel© est un puissant tableur permettant le retraitement des données tel que l’auditeur souhaite les présenter ou encore réaliser des calculs de contrôle. Nous présentons ici les principales fonctions utilisées par les auditeurs :

Fonction TRI:

Un tableur présente l’avantage d’intégrer des fonctions qui vont lui faciliter le tri des données grâce à la fonction tri (comme par exemple trier les factures par numéro ou encore par date). Cette fonction permet à l’auditeur de sélectionner l’ensemble des données exportées et de les trier dans un ordre croissant ou décroissant selon le critère le plus approprié au contrôle à effectuer.

Exemple d’application : A partir d’un export de grand livre classé par compte, on isole le numéro chronologique de l’écriture, le plus souvent donné automatiquement par le programme comptable. A partir de celui-ci, on trie le grand livre afin de vérifier qu’il n’y ait pas de rupture dans la chronologie et donc qu’aucune écriture n’a été effacée. On pourra ainsi effectuer des contrôles complémentaires afin d’identifier les raisons de ces ruptures de séquence.

Fonction FILTRE:

C’est, dans le cadre de mon expérience en commissariat, l’une des fonctions les plus utilisées. Elle va permettre, à partir d’un journal de vente par exemple, de rechercher rapidement une valeur précise ou de sélectionner un groupe d’écritures concernant un compte spécifique ou ayant une valeur minimale.

Exemple d’application : recherche de tous les avoirs reçus au cours de l’exercice d’une valeur supérieure à 10 000 € pour vérification manuelle de l’exercice de rattachement et de la comptabilisation.

Fonction SOUS-TOTAUX:

Cette fonction va être utilisée seule ou le plus souvent en complément des deux premières. Après avoir filtré les données pour obtenir par sondage un échantillon représentatif et les avoir trié sur le critère le plus adapté à l’objectif recherché, elle permet d’obtenir une somme sur les montants à chaque changement du critère sélectionné.

Exemple d’application : On effectue un sondage sur un journal de caisse ou de banque, on trie en fonction du numéro de compte et on utilise la fonction somme sur tous les débits et crédits à chaque changement de numéro de compte. On pourra ainsi vérifier la concordance des soldes de certains comptes et le journal utilisé pour les mouvementer.