Processus Achat :
- Des délégations d’autorisations d’engagements de dépenses sont elles mises en place au sein de la société ?
- Des délégations de pouvoirs en place pour engager des dépenses sont-elles mises en place au sein de la société ?
- Existe-t-il un formulaire spécifique d’autorisation d’engagement de dépenses au sein de la société ?
- Le principe de séparation des tâches est t il respecter ?
- Une procédure d’achat a t elle été mise en place ?
- L’efficacité de la procédure d’engagements et de commandes d’achats est-elle mesurée ?
- L’ensemble des achats au sein de la société est-il centralisé et géré par des employés spécialisés (i. e. les acheteurs) ?
- Les dépenses sont elles bien suivies ?
- La Direction Générale donne-t-elle son appui au Service Achats ou aux personnes responsables des achats pour sensibiliser et orienter les employés vers des bonnes pratiques d’achats ?
- Les responsables achats ou employés chargés des achats ont-ils une vision claire et globale des différents types de dépenses au sein de la société (éléments stockés, non stockés, achats immobilisés, etc.) ?
- La société a-t-elle défini des objectifs quantifiables pour le service achats ou les employés chargés des achats ? Ces objectifs sont-ils réalistes ? Les responsables achats ou les employés chargés des achats sont-ils motivés avec des bonus sur des objectifs à atteindre ?
- Le Département Achats ou les employés chargés des achats ont-ils des outils de suivi performants pour quantifier la réalisation des objectifs ?
Définition des besoins
Eléments stockés :
- La définition des besoins d’achat est-elle basée sur des informations fiables ?
- La définition des besoins est-elle effectuée avec la participation du Département Planning ou du service effectuant le planning ?
- La quantité minimum à commander a-t-elle été prise en compte lors de la définition des besoins ?
- Le temps de transport ou lead-time a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ?
- Le principe de « stock de sécurité » a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ?
- La définition des besoins a-t-elle été effectuée en s’appuyant sur un cahier des charges clair et détaillé ?
- Les acheteurs ou employés responsables des achats travaillent-ils en concertation étroite avec les utilisateurs/ demandeurs tout au long du processus achat ?
Mise en concurrence
- Des mises en concurrence sont-elles effectuées régulièrement pour des achats significatifs (au-delà d’un certain montant) ?
- Des nouveaux fournisseurs sont-ils régulièrement inclus dans les appels d’offre ?
- En cas d’achats récurrents, des négociations annuelles sont-elles réalisées ?
- Les acheteurs ou employés responsables des achats sont ils suffisamment formés pour réaliser la phase de négociation avec succès ?
- Les fournisseurs sont-ils évalués a minima annuellement afin d’incorporer le résultat de l’évaluation lors des futurs appels d’offres ?
Sélection des fournisseurs
- La sélection d’un fournisseur prend-elle en considération les prix et les conditions commerciales (conditions de paiement) et délai de livraison ?
- La société fait elle une visite annuelle de ses principaux fournisseurs ?
- La sélection d’un fournisseur prend-elle en compte sa santé financière ?
- Le choix d’un fournisseur prend-il en considération le niveau de dépendance du fournisseur avec la société cliente ?
- Lorsqu’il s’agit de contrats très importants, une clause d’audit aux frais du fournisseur est-elle prévue ?
- Des actions sont-elles prises immédiatement vis-à-vis des fournisseurs défaillants ou mauvaises prestations ?
- Existe-t-il une liste formalisée de fournisseurs interdits ?
Les bons de commandes
- Le bon de commande est-il émis par le responsable achats ou les employés chargés des achats ?
- Le bon de commande a-t-il un numéro séquentiel ?
- Le bon de commande fait-il mention de la quantité, prix unitaire et valeur ?
- Les bons de commandes sont-ils archivés physiquement et incluent-ils entre autres : bon de commande, information sur l’appel d’offres, critères pour la sélection du fournisseur, etc. ?
- Une copie du bon de commande est-elle transmise au Service Comptable ? ‘
- Les biens reçus sont-ils systématiquement rapprochés du bon de commande ‘
- La livraison partielle est elle possible ’
- En cas d’écart entre le bon de commande d’achat et la livraison existe-il une procédure spécifique pour gérer une telle situation ‘
- Les factures sont-elles transmises au Service Comptable dès leur réception ‘
- Un cachet avec la date de réception est-il systématiquement apposé sur la facture après leur réception ‘
- Une facture originale est-elle identifiée comme telle avec la mention « facture originale ou similaire » dès sa réception ‘
- Les factures de dépenses sont-elles comptabilisées en utilisant systématiquement des comptes de tiers ‘
- La facture originale est-elle systématiquement utilisée lors de l’enregistrement comptable ‘
- Les avances payées aux fournisseurs, le cas échéant, sont-elles suivies et prises en compte par le Service Comptable (Service Comptabilité Fournisseurs) lors du traitement administratif du paiement de la facture ‘
Processus Management
Organigramme
- Existe-t-il un organigramme à jour précisant les liens hiérarchiques existants entre chacun des postes ?
- Cet organigramme est-il bien distinct de tout autre organigramme (par
- exemple à vocation plus descriptive « statutaire », ou plus descriptif des
- effectifs)?
- Cet organigramme comporte-t-il une cotation des risques ?
- L’organigramme est-il publié et facilement accessible ?
Délégations de pouvoirs
- Existe-t-il une liste descriptive à jour des activités (et éventuellement des sous activités) ?
- Pour chaque activité ou sous activité sensible existe-t-il un seul et unique responsable qui a le contrôle sur toutes ces activités et qui a les moyens d’assumer ses responsabilités,
- À chaque poste de l’organigramme hiérarchique correspond-il un document écrit à jour des fonctions déléguées ?
- Chaque lettre de mission est-elle cosignée contractuellement en deux exemplaires par le donneur d’ordre et le délégué ?
- Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission un énoncé quantitatif à jour des objectifs annuels ?
- Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission la désignation à jour des conséquences du non respect des objectifs ?
Formation du personnel
- Les besoins de formation ont-ils été recensés avec les intéressés ?
- Existe-t-il un suivi de la satisfaction, en délai et en qualité, des besoins de formation ayant reçu une réponse favorable ?
- Lors de formation individuelle d’un collaborateur à un nouveau savoir faire, ou une nouvelle connaissance, organise-t-on à son retour une séance de retransmission pour ses collègues de travail ?
Contrôle
- Chaque hiérarchique connaît-il avec précision la hauteur de risques de chacun de ces actes et de chacune des activités qu’il a déléguées ?
- En conséquence, le suivi de chacun de ces risques (indicateurs et tableaux de bord spécifiques) est-il assuré jusqu’au plus haut niveau adéquat avec la hauteur de chacun de ces risques ?
- Chaque hiérarchique, à quel que niveau que ce soit, a-t-il une connaissance technique précise et complète des procédures de Contrôle Interne ?
- Applique-t-on systématiquement pour toute activité sensible le principe de la séparation des tâches ?
- Existe-t-il une documentation explicite à jour des procédures ?
- La documentation terminologique (glossaires, lexiques, etc.) des termes employés dans le métier existe-t-elle, est-elle à jour et répond-elle aux besoins des agents ?
- Les questionnaires d’analyse de risques existent-ils ?
- S’assure-t-on de l’adéquation entre les besoins théoriques et l’équipement réel ?
- Dispose-t-on de méthodes appropriées pour analyser et maîtriser les risques localement ?
- Dispose-t-on d’un catalogue complet des grands scénarios de sinistres (en général) transversaux (incendie des locaux, indisponibilité longue et grave du système d’information, grève longue des transports publics, etc.) ?
Trésorerie
- Des délégations de pouvoirs spécifiques ont-elles été formalisées pour les personnes impliquées dans les opérations de trésorerie ?
- Toutes les transactions de trésorerie réalisées sont elles systématiquement recensées et formellement encadrées par des délégations de pouvoirs ?
- Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excédentaire, la trésorerie a-t-elle reçu des instructions écrites approuvées par la Direction pour l’utilisation de ces excédents ?
- Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excédentaire, des règles d’utilisation des excédents ont elles été définies et formalisées au sein d’une procédure : type d’investissements autorisés, seuils et limites d’utilisation?
Processus Organisation Comptable et Financière
– La séparation des tâches et fonctions permet elle un contrôle indépendant ?
– Les opérations sont elles correctement approuvées, engagées ?
– Les principes de comptabilisation, de contrôle des opérations et de leurs flux sont ils documentés ?
– Le processus et circuit d’information sont il clairement définit? Les circuits en place permettent ils une centralisation rapide des données vers la comptabilité et une homogénéisation des traitements comptables ?
– Existe-t-il des contrôles de la mise en œuvre des circuits d’informations existants ?
– Existe-t-il un calendrier de clôture des opérations comptables ?
– Les différents acteurs de l’arrêté des comptes sont ils identifiés ?
– La direction comptable dispose t elle d’une autorité lui permettant de faire valoir la règle comptable ?
– Existe-t-il des procédures permettant de s’assurer de l’effectivité des contrôles en place, de tracer les différents écarts par rapport à la norme et les actions correctrice à mettre en place ?
– L’effectif de la fonction comptable est il suffisant et adapté à la complexité des opérations ?
Processus Ressources humaines
– Existe-t-il des organigrammes formalisés au sein de la société ?
– Sont-ils régulièrement mis à jour et diffusés à l’ensemble du personnel ?
– Avant d’initier le processus de recrutement, les demandes de recrutement font-elles l’objet d’un format d’approbation spécifique ?
– Les directions Ressources Humaines, Finance et Opérations sont elles impliquées dans le processus de validation des demandes de recrutement ?
– Les parties variables de la paie sont-elles systématiquement intégrées lors de la préparation de la paie ?
– L’état récapitulatif de la paie est-il édité une seule fois ?
– La procédure de comptabilisation de la paie est-elle formalisée ?
– Des contrôles sont-ils régulièrement réalisés sur les saisies comptables automatiquement générées par le système de paie ?
– Les virements bancaires relatifs à la paie des employés sont-ils réalisés par la Direction des Ressources Humaines ?